Precisa contratar palestrantes em eventos corporativos? No começo, pode parecer um desafio, considerando o volume de profissionais que existem no mercado. Porque a escolha envolve fatores como preço, agenda do palestrante e a temática que vai ser abordada.

Foi pensando em você, que organiza eventos empresariais e precisa de ajuda, que nós organizamos este guia completo para contratar palestrantes em eventos corporativos. São recomendações sobre o que levar em consideração na hora da contratação, quem você pode convidar para dar uma palestra e a importância de contar com a ajuda de uma agência de palestrantes.

Aprenda a contratar palestrantes em eventos corporativos

O primeiro passo é saber o tipo do evento que está sendo organizado, que pode ser uma Feira, Congresso ou encontros para pequenos grupos. A partir dessa estrutura, você consegue identificar as necessidades e os tipos de palestras e temas que podem ser mais interessantes. 

Entenda o público na hora de contratar palestras

Outro passo importante é saber quem é o público que vai participar. Qual a idade das pessoas que vão assistir? Que grau de escolaridade e conhecimento tem o grupo?

Ao responder essas e outras perguntas simples, você consegue listar o perfil dos especialistas e levar palestras interessantes para o evento que está organizando.

Tenha um bom planejamento e defina seu orçamento 

Uma recomendação importante, que até parece óbvia, é ter um bom planejamento, que vai além de marcar data e hora. Requer olhar atento às necessidades do público e logística do evento.

Além disso, saiba o quanto você tem para investir nessa palestra. A partir desse valor, é possível definir quem vai brilhar no seu evento. Palestrantes famosos têm um cachê mais alto, por motivos óbvios.

Por outro lado, profissionais menos renomados, mas altamente qualificados, elevam o nível do encontro com conhecimento que vai tornar seu evento memorável. 

Considere esses pontos na hora de definir seu orçamento: 

• Custos logísticos: inclua no orçamento despesas com transporte, hospedagem e alimentação do palestrante, especialmente se o evento for fora da cidade ou país de residência dele.
• Equipamentos e vídeos: algumas palestras exigem material específico ou equipamentos de áudio e vídeo, tomadas, suportes, notebooks, o que também deve ser considerado no seu orçamento.
• Intérprete: considere também profissionais que façam traduções simultâneas ou intérpretes de libras, para que o evento seja 100% inclusivo.
• Eventos online: veja se o palestrante vai precisar de um suporte e destine pelo menos um profissional da sua equipe para essa ajuda.

Qual o tempo de duração de uma palestra?

Essa é uma dúvida muito comum, mas depende do formato do evento e dos objetivos a serem alcançados. Algumas orientações gerais:

• Palestras curtas (30 a 45 minutos): são ideais para grandes eventos, como Feiras, e rodas de conversas. Em geral, são boas para a apresentação de cases.
• Palestras médias (45 minutos a 1 hora): esse é o formato mais comum, permitindo uma exposição mais detalhada do tema e espaço para interação com a audiência.
• Palestras longas (1 a 2 horas): recomendadas para Congressos, Seminários e até treinamentos, que exigem aprofundamento em um tema e atividades práticas.

Como escolher o palestrante ideal?

Uma vez que você sabe qual evento está organizando, o público que vai participar, quais temáticas são mais interessantes e tem um orçamento definido, é hora de escolher o palestrante.

A sugestão aqui é você contar com uma agência de palestrantes. Porque essas empresas têm na ponta da língua o profissional para indicar e têm muitos contatos. Além disso, os preços costumam ser mais atrativos e o pagamento facilitado.

Algumas dicas para você conversar com sua agência: 

• Indicação: peça indicações de profissionais que tiveram bons retornos do público e que sejam interessantes.
• Especialistas em temas específicos: conheça quais profissionais têm conhecimentos em áreas específicas, como inovação, tecnologia ou liderança. Isso ajuda você decidir qual escolher na hora de contratar para seu evento.
• Executivos de sucesso e Empreendedores: descubra se a empresa tem parceria com líderes empresariais, CEOs ou fundadores de empresas. Experientes, eles têm conhecimento de sobra para compartilhar experiências inspiradoras e práticas de mercado.

Como convidar palestrante para eventos corporativos

Vai formalizar o convite? Siga estes passos:

1. Faça o convite por e-mail, detalhando o evento, a data, o local, o público-alvo que estará presente e o tema esperado para a palestra. Capriche na identidade visual!
2. Pergunte se há necessidades específicas, como equipamentos e suporte.
3. Por fim, confirme a presença com pelo menos dois dias de antecedência, a fim de evitar imprevistos e você conseguir se reorganizar.

Dicas extras para você combinar com o palestrante

• Sugira algum tipo de dress code, caso seja necessário
• Ele vai seguir um roteiro e precisa de suporte ou vai improvisar?
• Se precisa de equipamentos extras, como microfone ou iluminação
• No dia do evento, certifique-se de que o palestrante está confortável. Se precisa de água ou algum material de apoio
• Lembre-se de acompanhar o processo até o dia do evento, garantindo que tudo esteja conforme o planejado e que o palestrante esteja confortável e bem-informado sobre o evento.

Contratar palestrantes para sua empresa é uma tarefa que requer planejamento e atenção aos detalhes. Ao seguir este guia, você estará mais preparado para escolher um bom profissional e organizar uma palestra que realmente faça a diferença no seu evento. 

Precisa de ajuda para contratar o palestrante ideal? Entre em contato com a Star Palestras e descubra como podemos transformar seu evento em um sucesso.